APPs para organizar las tareas dentro de la empresa

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Las aplicaciones móviles dedicadas a la programación de actividades y a la distribución y seguimiento de las tareas dentro de las empresas están sustituyendo efectivamente a las tradicionales agendas de papel y al clásico pizarrón de acrílico colgado en la sala de reuniones.

Estas herramientas en línea permiten a directivos y colaboradores: gestionar la asignación de labores desde ordenadores de mesa, portátiles y dispositivos móviles; tener presente datos como plazos de entrega y nuevos proyectos mediante recordatorios; facilitar el trabajo en equipo en tiempo real, gracias a una comunicación constante entre sus integrantes; subir y compartir documentos; así como evaluar el estatus de las tareas en ejecución y la participación de cada miembro del grupo, entre tantas otras funciones. Como si fuera poco, algunas de estas soluciones apoyan el management de estrategias de marketing digital.

De esta manera, el desarrollo de Internet y los avances en informática siguen aportando elementos que hacen más dinámico y sencillo el funcionamiento de las compañías contemporáneas, tal como lo abordamos en nuestro post La importancia de la tecnología en los negocios actuales.

A continuación os presentamos una selección de las apps más reconocidas y utilizadas en las empresas en este momento.

Workep

La razón para ubicar esta app en el tope de la presente lista es su integración a Google, la plataforma más conocida y usada por los internautas. Al igual que todas las aplicaciones G Suite, Workep posee una interfaz intuitiva y un diseño sencillo que la hace muy fácil de entender y manejar.

Su actualización más reciente introdujo mejoras en la visualización del diagrama de Gantt. Ahora el usuario puede seleccionar la versión timeline que muestra el calendario con las asignaciones desplegadas en barras e identificadas mediante etiquetas o la versión que incluye barra de herramientas administrativas, con la que se pueden crear tareas y establecer el plazo de las mismas en forma rápida.

También presenta un indicador de progreso que muestra el porcentaje de ejecución de los trabajos y el Workfeed, un espacio donde se pueden programar tareas independientes de los proyectos.

Trello

Trello es una plataforma gratuita que permite organizar las tareas en tableros donde se pueden integrar y visualizar todos los aspectos relacionados con cada proyecto. Su sistema de listas complementadas con tarjetas permite observar el progreso de la tarea, reordenar las labores e incluir en éstas tantos colaboradores como sea necesario.

El usuario podrá obtener un panorama completo de cada proyecto con una simple mirada al tablero y hacer actualizaciones en tiempo real. Su interfaz y diseño son simples, pero las tarjetas facilitan la ejecución de diversas funciones: publicar comentarios y obtener feedback de los mismos, cargar archivos desde el ordenador o de las aplicaciones Google Drive, Dropbox y Microsoft OneDrive. El usuario también podrá añadir listas de verificación, etiquetas, fecha de vencimiento y otros. Asimismo, mediante sus notificaciones se puede saber cuándo ocurre algo interesante.

Asana

Comunicación continua con el equipo de trabajo, visualización del progreso de los proyectos en tiempo real, determinación de límites de tiempo para las asignaciones, configuración de controles de seguridad para proteger la información, son parte de las funciones que ofrece esta plataforma de gestión que puede integrarse a más de 100 aplicaciones, entre ellas: Microsoft Outlook y Microsoft Team, Salesforce, Google Calendar, Dropbox y Slack.

BaseCamp

La jerarquización es la principal característica de esta app: mediante ella es fácil asignar las tareas de acuerdo al rol y nivel de cada colaborador, determinando las metas y responsabilidades que individualmente deben cumplir en función del proyecto. Su interfaz es sencilla y amigable. Es de pago, pero puede probarse en forma gratuita durante dos meses.

Assembla

Se trata de un gestor de tareas con la facultad de integrarse a perfiles de redes sociales por lo que es una herramienta ideal para proyectos que requieren un mayor compromiso de trabajo colaborativo o ejecutados por equipos con miembros a distancia. Otra opción destacable es la de ofrecer acceso a los clientes de la empresa mediante un avanzado protocolo de permisos. Esta solución también proporciona tickets a cada colaborador para organizarlos en función de la prioridad y complejidad del proyecto.

Kapost

Es más que un gestor de tareas. Se trata de un software especializado para profesionales de marketing y bloggers quienes, mediante esta solución, pueden programar sus post y publicaciones de contenidos y sincronizarlos con herramientas para compartir éstas en redes sociales. Incluso, es posible recibir pagos en la misma plataforma.

Producteev

Lo interesante de este gestor de tareas es que tiene la particularidad de desglosar las listas de tareas online en asignaciones más reducidas y asignarlas a diferentes integrantes del grupo de trabajo. Si opta por la versión de pago, el usuario puede trabajar en modo colaborativo con varios compañeros, mientras que con la versión gratuita sólo puede incorporar a uno solo.

Herramientas adaptadas a la evolución del trabajo

En nuestro post Los avances más importantes para los directivos empresariales en 2018, destacamos que tendencias como el management 3.0, las llamadas organizaciones líquidas y el liderazgo horizontal continúan en auge como parte de una evolución del concepto de trabajo. En este sentido, las aplicaciones online orientadas a facilitar la organización de tareas en la empresa contribuyen a facilitar el establecimiento de los estilos de gerencia que están rompiendo paradigmas y de las nuevas condiciones laborales.

Otras opciones como el teletrabajo o trabajo en red desde casa y los grupos de profesionales que trabajan en proyectos independientes de forma colaborativa y a distancia unos de otros, siguen afianzándose, por lo que se hace necesario contar con este tipo de herramientas que permitan coordinar, asignar y hacer seguimiento de las tareas hasta su culminación.

 

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